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PRATICAR PARA APRENDER

As fraudes ocupacionais relacionam-se a corrupção, apropriação indébita de ativos e falsificação de informações. Dentro do contexto “falsificação”, as evidências documentais são consideradas como afirmações escritas ou gravadas de fatos ocorridos ou não, uma vez que podem envolver a omissão, manipulação, adulteração, exclusão, etc. de alguns dados em documentos ou, ainda, lançamentos contábeis gerados sem o devido suporte documental.
Hoje, com o avanço dos cibernegócios e a transformação dos dados em arquivos digitais, fraudes documentais virtuais passaram a fazer cada vez mais parte do âmbito empresarial, dificultando progressivamente o processo de investigação, o que leva peritos a integrarem processos tecnológicos forenses e técnicas de analytics para manter a integridade das informações colhidas.
Para contextualizar sua aprendizagem, imagine que você faça parte de uma equipe que investiga uma denúncia anônima recebida pela empresa MN Corporação, a qual alega que um funcionário da corporação teria alterado o código de barras de boletos emitidos pelos fornecedores, vinculando os valores a receber a contas bancárias de empresas relacionadas a ele. Após o pagamento do boleto adulterado, o profissional teria realizado o pagamento ao fornecedor de direito, gerando dois pagamentos no mesmo valor para cada boleto. E, para que o esquema não fosse identificado, ele contabilizava os dois pagamentos contra as contas a pagar da empresa MN Corporação.
No seu ponto de vista, quais documentos devem ser analisados para evidenciar cada um dos elementos das alegações apresentadas anteriormente? E com qual objetivo ou justificativa devem ser examinados?
Então, vamos lá? Reflita sobre os seus conhecimentos contábeis e indique o que realmente precisa ser feito.

Conceito-Chave

Documento é qualquer base de conhecimento que se possa utilizar para consulta ou prova, pois é a reprodução de um fato ou pensamento, independentemente da forma como é apresentado: em papel, em arquivo, em vídeo, etc.
Num primeiro momento, deve-se analisar a autenticidade do documento, que vem da garantia da originalidade do seu conteúdo. Verifica-se a sua procedência e identifica-se a possibilidade de que seja modificado, desvinculado ou reutilizado em outro local.
Em seguida, é preciso analisar a sua consistência, ou seja, se há suporte material ou algum fato que o tenha gerado. Ele não pode ser alvo de adulteração ou cancelamento e, caso isso aconteça, tais eventos devem ser detectados.
Dentro da perícia, a análise documental é utilizada para garantir a autenticidade da informação nos meios judiciais e/ou extrajudiciais e impedir que as fraudes aconteçam. É um procedimento que usa técnicas capazes de identificar, de forma segura, se houve adulterações em textos e constatar, até mesmo, se houve coação no momento da escrita.
Atualmente, o documento não é apresentado apenas por meio de papel. Temos observado, cada vez mais, a exibição das informações por meio eletrônico, em função da rapidez no trânsito de dados, trazendo aos meios empresariais a redução de espaços físicos e a diminuição dos custos operacionais.
No entanto, essa alteração de suporte também deve satisfazer o mesmo grau de segurança dos documentos em papel. A partir da aplicação de recursos técnicos, também é necessário assegurar a consistência e a procedência da informação.

Reflita

A tecnologia e os estudos sobre as análises documentais têm avançado muito, mas os falsificadores também vêm se aperfeiçoando.
Diante disso, cabe ao perito manter-se capacitado, a fim de estar sempre um passo à frente dos fraudadores e, assim, tentar inibir e minimizar todos os estragos.

A perícia documental se inicia a partir da identificação do formato em que os dados são apresentados: em papel ou de modo digital.
Começaremos descrevendo o processo a partir do documento digital, que pode ser exibido de forma estruturada (arquivos em XML, sistema integrado ERP, etc.) ou de forma não estruturada (e-mails, planilhas, vídeos ou áudios, etc.).
Depois de identificar o documento e a forma pela qual é exposto, o próximo passo é a sua preservação, com o isolamento e a proteção da informação. A coleta acontece respeitando a cadeia de custódia e a verificação da integridade da informação, para assegurar que os dados não se alterem durante a manipulação do perito. Nesse momento, são utilizadas técnicas de analytics para que se respeite a extração dos dados, a preservação dos metadados e a recuperação do que foi deletado.

Lembre-se

Analytics são análises e raciocínios sistemáticos aplicados a diversos negócios ou departamentos, gerados para uma tomada de decisão. É um conceito entendido como um ramo do Business Intelligence (BI).

O planejamento de uma perícia documental digital deve considerar os seguintes passos:

Entendimento do caso e definição do escopo do trabalho: início do planejamento do trabalho pericial.
Mapeamento de dados e sistemas: entendendo se eles são estruturados ou não estruturados.
Planejamento da coleta: definindo qual tecnologia e quais técnicas devem ser aplicadas durante uma investigação.
Preservação e recebimento de custódia: identificando quem disponibilizou os dados e como as evidências foram manuseadas.
Documentação: identificando as características das evidências coletadas e os dados do servidor de dados.
Imagem forense: identificando as características da imagem gerada (data, horário, servidor, forma de acesso) e os softwares utilizados.
Validação da coleta: verificando a integridade e a legibilidade da informação.
Devolução da custódia: mantendo-a na análise apenas pelo tempo necessário.

Durante a revisão dos documentos e a partir de dados não estruturados, deve-se ter especial atenção ao tentar reduzir a quantidade de informações coletadas, que chegam de formas dispersas, para que evidências importantes não passem despercebidas. O processo também deve envolver a organização dos documentos, a revisão (que deve seguir um protocolo predefinido) e o acompanhamento da revisão, com a aplicação de técnicas de verificação de qualidade.
Por meio dos dados estruturados, devem-se analisar todas as camadas dos sistemas que a companhia utiliza, com a aplicação de testes de integridade, documentais, sistêmicos e de hipóteses. Os testes de integridade têm como propósito identificar se existem diferenças com relação aos valores movimentados entre todos os sistemas e se há justificativas plausíveis para possíveis divergências.
Dentro dos sistemas, é preciso verificar se existem políticas de conciliação entre os módulos ou sistemas adotados pela empresa e se os controles externos indicam os mesmos valores encontrados nos sistemas.
Nos testes documentais, torna-se necessário checar se as quantidades de registros são iguais às quantidades coletadas e se os totais vistos nas telas são os mesmos vistos nos arquivos coletados.
Por último, devem-se desenvolver os testes de hipóteses, que buscam anomalias e padrões na qualidade dos dados, a partir da aplicação de técnicas estatísticas.
A perícia documental, ou documentoscopia, costuma ser utilizada tomando como base documentos em papel e envolve:

A análise de assinaturas, documentos e textos, fazendo o reconhecimento por meio da comparação das escritas (grafoscopia).
A identificação de modificações feitas em documentos, como substituições, emendas, raspagens, rasuras, entre outros tipos de alterações.
A comprovação de que o documento foi escrito por meio de coação, a partir de modificações na escrita causadas por efeitos de coação, doenças e até mesmo uso de drogas.
A recuperação de documentos danificados que estejam molhados, raspados e até mesmo queimados, identificando textos cobertos por líquidos corretores ou tintas.
A identificação de fraudes a partir da verificação de assinaturas, analisando se houve substituição de folhas encadernadas, se a escrita foi feita com tinta invisível, etc.

Assimile

Grafoscopia, também conhecida como grafotecnia, é uma parte da documentoscopia que tem como objetivo estudar a escrita, verificando sua autenticidade e autoria a partir de características gráficas utilizadas na elaboração de um documento.

O fato é que, independentemente da forma como a informação se apresenta, seja em papel ou via digital, sempre que existe algum indício de fraude, o processo de investigação deve passar, obrigatoriamente, pela análise documental.
Vejamos, a seguir, alguns exemplos de esquemas de fraudes e os testes recomendados para cada um deles, de acordo com a EY Forensics Academy (2022).
Receitas fictícias: ocorrem por meio do registro de vendas de produtos ou serviços que não aconteceram. Envolvem frequentemente o registro de clientes falsos, mas também podem ser oriundas do registro de receitas falsas (de transações que nunca existiram) atribuídas a clientes verdadeiros.
Testes recomendados:

A perícia deverá buscar as evidências da receita, analisando ordens de vendas, contratos assinados entre as partes, comprovantes de recebimentos e a locação em centros de custos.
A perícia deverá analisar as contas a receber, na tentativa de conciliar as receitas com os clientes para identificar inconsistências.
A perícia deverá analisar as receitas versus controles gerenciais da empresa, investigando a mensuração dos serviços prestados e/ou do custo da mercadoria/produto vendido para também identificar inconsistências.
A perícia deverá analisar os estoques da empresa, analisando os inventários, os controles de estoques, etc., buscando confrontar com as receitas apresentadas.