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Você foi desafiado a elaborar um controle básico para o processo de logística de determinada empresa, logo, a seguir, apresentamos uma sugestão de como este controle deve ser elaborado, em especial, quais são as informações que ele precisa conter.
| CONTROLE DE ENTREGAS E LOGÍSTICA REVERSA | |||||
| Data | Aqui, é necessário indicar a data a que se refere o lançamento no controle. Preferencialmente, a mesma data da venda. | ||||
| Número do controle | Uma sequência numérica é importante para identificar o controle e vinculá-lo à venda, facilitando a conferência posterior. | ||||
| Código da venda | Este código serve para vincular a venda ao controle, ou seja, identificar à qual venda o controle se refere. | ||||
| Unidade vendedora | Aqui, identifica-se a unidade da empresa que efetuou a venda para o caso de necessidade de contatos e esclarecimentos. Esta identificação também servirá para fins de identificação do remetente da mercadoria. | ||||
| Unidade de estoque | Aqui, identifica-se a unidade de onde o estoque sairá, podendo ser a mesma unidade de venda ou outra unidade da empresa. Isso também servirá para fins de identificação do remetente da mercadoria. | ||||
| Endereço completo do destinatário | Aqui, serão informados todos os dados que contribuam para que a mercadoria seja corretamente endereçada ao cliente. | ||||
| Data do envio | Atribui-se, aqui, a data na qual a mercadoria deixou o estabelecimento de origem em direção ao cliente. | ||||
| Data do recebimento | Atribui-se, aqui, a data na qual a mercadoria chegou ao cliente e foi devidamente recebida. | ||||
| Código de rastreamento | Este código contribui para o acompanhamento do cliente em relação ao processo de logística da mercadoria comprada. | ||||
| CONTROLE DE ENTREGAS E LOGÍSTICA REVERSA DE UM ASPIRADOR DE PÓ | |||||
| Data | 31/7/X1 | ||||
| Número do controle | 234-02/072020 | ||||
| Código da venda | 1454 | ||||
| Unidade vendedora | Central São Paulo | ||||
| Unidade de estoque | Central São Paulo | ||||
| Endereço completo do destinatário | Rua XYZ, nº 000 – Jd Bairro Sul – Cidade-UF CEP 86.666-888 |
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| Data do envio | 2/8/x1 | ||||
| Data do recebimento | 9/8/x1 | ||||
| Código de rastreamento | XB027PTR897C31072020 [status: entregue] | ||||
Em uma empresa comercial, o controle de estoques é feito de forma automatizada. Os pedidos de compras, quando recebidos e conferidos, dão origem aos lançamentos no sistema com entradas de estoques. Do mesmo modo, quando uma mercadoria é vendida, o sistema efetua a baixa pelo preço de custo correspondente. A empresa utiliza-se do método de custo médio ponderado para precificar seus custos.
Ocorre que o contador tem encontrado problemas em relação aos estoques físicos comparados com os controles de estoques, além de problemas na conferência do livro razão da conta estoques com os controles internos.
Diante deste problema, ele deseja elaborar um checklist de itens a serem conferidos, a fim de evitar este problema e aumentar a confiabilidade dos controles.
Como desafio, você deve sugerir ao contador um checklist, contendo dez pontos importantes a serem considerados para a conciliação e conferência contábil dos estoques.
Retome os conteúdos da seção e ajude o contador a resolver este problema.
Os elementos de um processo de conciliação são muitos e demandam estudo e testagens constantes, mas é possível resumi-los de forma a tornar o processo mais compreensível.
Seu checklist deverá conter dez itens, portanto sugere-se:
| CHECKLIST DE CONCILIAÇÃO E AVALIAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUES |
| 1. Checar se o saldo anterior de estoques está de acordo com os registros contábeis no razão da conta de estoques. Garantir que estes saldos de fato representavam a quantidade existente no início do período a ser analisado. |
| 2. Checar se todas as notas fiscais de compras estão devidamente registradas pela contabilidade e seus valores conferidos com os registrados no controle. |
| 3. Conferir se os valores de custos registrados no controle de estoque e na contabilidade refletem os valore pagos, considerando também a recuperação de tributos não cumulativos. |
| 4. Checar se todas as notas de vendas estão corretamente registradas tanto no controle de estoques como pela contabilidade. |
| 5. Conferir se os valores de venda estão corretos em relação aos preços praticados pela empresa e se os tributos gerados atendem à legislação fiscal. |
| 6. Conferir se os cálculos de saldo e de custo médio refletem a realidade baseada nas notas fiscais de compras e de vendas registradas. |
| 7. Conferir se o saldo final da ficha de estoque corresponde ao saldo inventariado físico existente no almoxarifado da empresa. |
| 8. Conferir se o saldo final do controle de estoques é o mesmo constante do razão da conta de estoques. |
| 9. Conferir no livro diário os lançamentos de compra e venda e sua consistência em relação aos fatos ocorridos e registrados no controle interno. |
| 10. Conferir junto às pessoas envolvidas se os processos de registro e controle relativos aos estoques estão sendo executados adequadamente por todos. Avaliar se é possível melhorar o processo por meio de algum ajuste no sistema ou até mesmo na forma de execução pelos envolvidos. |
