Ajustes e conciliações – Execução das conciliações

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Caro aluno, esta seção é dedicada à execução das conciliações de grupos importantes do patrimônio das entidades. Estes não são os únicos a serem conciliados, porém, em termos de relevância e impacto sobre a situação patrimonial, podem ser considerados como prioritários.

Você, em algum momento, se deparará com um balanço patrimonial, uma demonstração do resultado do exercício ou uma demonstração dos fluxos de caixa, a fim de analisá-las.

Importantes decisões envolvendo, por exemplo, investimentos em ações ou em projetos empreendedores demandam estas análises, portanto é necessário aferir se as informações que estão sendo apresentadas nos respectivos demonstrativos condizem com a realidade.

A execução do processo de conciliação deve focar na garantia da qualidade informacional, pois, se as demonstrações apresentarem erros, omissões ou fraudes, muitos usuários da demonstração contábil serão afetados.

Notícias envolvendo fraudes em processos licitatórios, manipulação de dados em sistemas de informações, entre outras, evidenciam que os problemas podem atingir não apenas a área privada mas também a pública de forma significativa.

O patrimônio público pode ser comparado ao patrimônio líquido, que pertence aos sócios e acionistas das empresas privadas, pois é de todos os cidadãos. Desta forma, a conciliação contábil precisa ser feita de forma que as prestações de contas dos agentes públicos, em relação à evolução patrimonial pública, estejam íntegras e corretas.

Nesse sentido, fica evidente que o planejamento e a execução da conciliação contábil, bem como das avaliações sobre os controles internos de áreas sensíveis das entidades, sejam elas públicas ou privadas, é um tema importante e fundamental para a compreensão do papel da contabilidade envolvendo o controle e a evidenciação patrimonial.

Baseado nestas considerações, nesta seção, foram organizados exemplos de execução da conciliação dos grupos e contas da área financeira, especialmente caixa e bancos, dos direitos e obrigações, do ativo imobilizado e demais bens do ativo, além do patrimônio líquido.

Você já parou para pensar como se dá o trabalho de auditoria? Diante de tantas informações e de milhares de lançamentos contábeis, como garantir que as informações evidenciadas nas demonstrações contábeis estão corretas?

No mesmo sentido, torna-se importante refletir sobre como a contabilidade garante as informações corretas sobre a situação patrimonial das entidades. Certamente, respeitando normas, processos e procedimentos.

Refletindo sobre estas duas perspectivas, contábil e de auditoria, considere que o contador de determinada empresa está organizando o processo de conferência dos controles e das informações utilizados pela contabilidade para melhorar a eficácia de seu trabalho.

Para isso, ele lhe convidou a listar e descrever os principais testes a serem aplicados para a conferência dos seguintes controles e informações:

• Controles financeiros.
• Controle de itens do imobilizado.
• Controles de contas a pagar e a receber.
• Controle dos itens do patrimônio líquido.

Especialmente no caso das contas a pagar, foi apresentado adicionalmente o controle interno e o razão, conforme evidenciado no Quadro 3.7 e 3.8.

Seu desafio é elaborar um relatório, no qual constem os principais elementos que devem ser considerados para efetuar as respectivas conferências, bem como sua finalidade, ou seja, explicar de forma resumida porque estas conferências devem ser executadas. Você deve indicar, ainda, o motivo do problema identificado no contas a pagar, bem como a solução sugerida para resolver o problema.

A motivação desta justificativa é o fato de que, no processo de conciliação envolvendo as contas a pagar, foi observada a seguinte inconsistência: o saldo do relatório na data de 16/8/x1 (Quadro 3.7) não condiz com o saldo do razão da conta do mesmo fornecedor (Quadro 3.8).

Os conteúdos necessários para você elaborar este relatório de forma satisfatória estão disponíveis nesta seção, portanto é fundamental que você os estude e compreenda adequadamente. Coloque-os em prática, solucionando mais esta situação-problema. Mãos à obra e bom trabalho, pois o contador da empresa conta com você.

O profissional da área contábil precisa compreender muito bem todos os processos de registro e controle patrimonial, todavia as atividades que visam à garantia de qualidade da informação por ele gerada deve ser sistematizada e constante. Nesse sentido, os conteúdos disponibilizados a você nesta seção contribuirão para torná-lo um bom profissional.

CONCEITO-CHAVE

A execução da conciliação e dos ajustes contábeis em contas estratégicas do patrimônio das entidades é uma demanda recorrente da atuação profissional.

Para que se garanta a legitimidade da contabilidade de uma entidade, não basta a execução dos processos e das técnicas contábeis de registro, afinal é preciso garantir que estes representam a realidade dos fatos e de seus impactos sobre a situação financeira e econômica patrimonial.

Para se executar de forma eficaz as conciliações contábeis, financeiras, entre outras, a contabilidade conta com o apoio dos controles internos. Sem eles, não seriam possíveis as conferências em vários níveis de profundidade, que são tão importantes para a garantia da qualidade das informações evidenciadas nas demonstrações financeiras.

Souza, Bauer e Coletti (2020) defendem que a qualidade dos controles internos afeta a governança corporativa, portanto deve ser garantida pela área de gestão organizacional. No mesmo sentido, para Cannavina e Parisi (2015), a busca pela sistematização dos processos na forma de controles internos visam à governança, ou seja, integram o conjunto de ações que almejam a transparência e a garantia da qualidade das ações relacionadas à gestão das entidades.

Quanto mais entidades se relacionam e têm interesse nas informações de uma entidade, maior será o seu compromisso com a transparência e correção informacional.

Segundo a B3 (2016), uma das questões que uma empresa que pretende abrir seu capital deve se atentar refere-se à sua preparação para o estabelecimento de controles internos eficazes, além de considerar a necessidade de publicação de suas demonstrações financeiras.

Conceito e processos de conciliação financeira

A área financeira de uma organização pode ser considerada como um núcleo fundamental para a sua sobrevivência, afinal, sem uma gestão eficaz dos recursos financeiros, todos os demais esforços da entidade podem não atingir a sua plena eficácia.

A gestão da área financeira das empresas depende dos controles internos, que têm como objetivo registrar e acompanhar cotidianamente (atualmente, de forma on-line) todas as movimentações de recursos de caixa e de equivalentes de caixa que afetem as disponibilidades financeiras da organização. Isso independe do porte e da área de atuação da empresa.

Plácido, Santos e Murta (2015) destacam a importância dos controles financeiros para a gestão de microempresas. Para os autores, o nível de controle financeiro pode determinar as chances de sucesso destas empresas no mercado competitivo no qual atuam.

Tendo em vista a importância desta área, existem esforços de profissionais, de cientistas e de entidades no sentido de melhoria contínua dos controles internos.

Cannavina e Parisi (2015) destacam que o modelo COSO faz parte dos esforços de todo o mundo para o aprimoramento dos controles internos, sua padronização e o fortalecimento da governança corporativa em benefícios dos seus investidores e demais parceiros.

A questão dos controles financeiros não é uma preocupação apenas das empresas privadas que precisam prestar contas com seus investidores, mas está presente substancialmente nas relações entre cidadão e entidades públicas.

A necessidade de transparência faz parte das premissas de uma boa gestão de recursos arrecadados pelos entes da federação: municípios, estados, Distrito Federal e União.

Os controles financeiros, portanto, também na área pública, tendem à padronização, pois assim se propicia uma fiscalização social mais efetiva.

No mesmo sentido, controles internos bem estruturados e operados de forma adequada tendem a evitar falhas e fraudes que impliquem em aumento dos riscos organizacionais.

É nesse intuito que propostas como a oferecida pelo modelo COSO contribuem para o aumento da eficácia das conciliações contábeis.

Conforme Cannavina e Parisi (2015), a padronização colabora para a comparabilidade e a transparência quanto aos destinos dos recursos financeiros operados pelas entidades.

Além das contribuições para a eficácia da execução das conciliações, a auditoria também depende da qualidade dos controles internos. Crepaldi e Crepaldi (2019) tratam dos processos de auditoria que visam à garantia da eficácia dos controles internos, dando destaque para os controles financeiros. Estes envolvem operações sensíveis à afetação patrimonial, tanto em termos financeiros como econômicos.

Dentre os elementos que devem ser conciliados na área financeira, estão:

• Existência física dos numerários de caixa.
• Consistência entre o extrato bancário e o controle de conta corrente.
• Valores efetivamente disponíveis para movimentação na conta corrente.

Para ilustrar a execução da conciliação financeira, considere que a empresa Tal S/A apresenta o controle de movimentações das contas bancárias a seguir.

Pela análise do Quadro 3.9, é possível observar que o saldo inicial da conta corrente bancária nº 555-4, do Banco Financeiro S/A, no dia 1º/7/x1, era de R$ 84.500,00. No mesmo dia, houve dois depósitos: um em dinheiro e outro em cheque.

Observa-se que, no controle bancário, o saldo final após estas operações é de R$ 100.000,00, mas, se verificarmos o extrato bancário, será que ele apresenta o mesmo saldo, considerando a mesma data?

Observe o Quadro 3.10 e veja como o banco registra as operações ocorridas.

Analisando o extrato da conta corrente bancária apresentado do Quadro 3.10, observa-se que existem os mesmos registros observados no controle interno da empresa, todavia o saldo final na data de 1º/7/x1 não é correspondente. Isso ocorre porque os registros contábeis refletem o que ocorreu de fato, ou seja, tanto o numerário (em dinheiro) como os cheques depositados deixaram o caixa da empresa e aumentaram a conta corrente bancária, enquanto, para o Banco Financeiro S/A, somente depois de transitado o prazo de 48 horas, o valor correspondente ao cheque estará disponível para movimentação da empresa, embora já esteja reconhecido o respectivo depósito.

É por este motivo que a conciliação bancária é feita, ajustando os saldos entre os controles internos (conta corrente bancária), os documentos (extratos e recibos) e o razão contábil.

No caso apresentado, estamos omitindo o razão contábil por considerar que este já está conciliado e de acordo com o controle interno, assim a conciliação financeira realizada entre o extrato bancário e o controle de contas correntes bancárias também refletirá a conciliação com o razão da respectiva conta corrente que está sendo conciliada.

Veja, no Quadro 3.11, o Papel de Trabalho (PT) relativo à conciliação.

Conceito e processos de conciliação de bens

Outra área estratégica relacionada com o patrimônio das entidades é a que compreende os itens do ativo imobilizado, responsável por agrupar os bens e direitos utilizados para a manutenção das atividades da organização no exercício corrente e futuro.

Para Araujo e Menezes (2014), as normas de controle de bens do ativo imobilizado visam garantir a correta mensuração e evidenciação deste grupo pela contabilidade. Os autores discutem a adesão dos contadores, no caso específico, dos escritórios de contabilidade, às normas que objetivam a eficácia do seu controle.

O Ativo Imobilizado compreende, segundo Crepaldi e Crepaldi (2019), os bens e direitos relacionados com a atividade da organização, devendo ser submetidos a testes de auditoria que possibilitem checar a consistência entre os registros contábeis e as quantidades físicas observadas.

Dentre os aspectos que precisam ser conciliados no grupo de imobilizações, estão:

• Saldos contábeis das contas comparados com a existência física.
• Critério de mensuração segundo a legislação societária e as normas contábeis.
• Depreciação conforme a legislação societária e as normas contábeis.
• Recuperação dos tributos incidentes sobre a aquisição de imobilizações.

Para ilustrar a conciliação de um bem do ativo imobilizado, considere a Ficha de Controle de Imobilizado apresentada no Quadro 3.12.

Pela observação do Quadro 3.12, é possível verificar que o veículo WWW foi adquirido em 1º/7/x0, sendo o relatório FCA relativo à data de 1º/7/X1.

A conciliação do referido veículo deve envolver a conferência física, ou seja, a existência do veículo em condições de uso e a depreciação acumulada até a presente data.

As checagens documentais quanto à aquisição já foram objeto de conciliação anterior.

Para a conciliação contábil, foi emitido o razão da conta veículos, conforme apresentado no Quadro 3.13.

No Quadro 3.13, é possível observar que existe uma divergência entre o saldo do controle gerencial e o saldo do razão contábil da conta depreciação acumulada do veículo WWW.

O saldo apresentado pelo controle interno em 1º/7/x1 é de R$ 9.166,67, que corresponde, na verdade, ao saldo em 1º/6/x1, antes de se lançar a depreciação relativa ao mês de junho/x1.

A divergência foi apontada no Papel de Trabalho, conforme se observa no Quadro 3.14.

Pela análise do Quadro 3.14, é possível observar que o valor correto da depreciação acumulada do veículo é de 10.000,00, assim como aponta o razão contábil da conta.

Neste caso, a inconsistência apurada se refere a uma falha no registro da depreciação efetuada no controle interno, por isso a indicação da correção e a necessidade de revisão e treinamento do funcionário, conforme apontamento no respectivo papel de trabalho, de acordo com o Quadro 3.14.

Conceito e processos de conciliação de direitos e obrigações

A conciliação dos direitos e das obrigações está centrada na conciliação financeira, principalmente porque envolve operações com impactos diretos sobre o caixa e as contas correntes bancárias das empresas.

Por se tratar de elementos diretamente relacionados com a área financeira, seu controle deve ser minuciosamente avaliado durante todo o processo de conciliação.

Plácido, Santos e Murta (2015) dão ênfase aos controles financeiros, dentre eles, os que congregam as movimentações de clientes e fornecedores, como importantes aspectos da gestão de microempresas. Garantir que estes controles reflitam a correta situação financeira da entidade é uma obrigação da área contábil.

Dentre as conferências executadas no processo de conciliação das contas a receber e a pagar, podem ser destacados os seguintes elementos:

• Existência de documentos de crédito devidamente assinados pelas partes.
• Consistência de prazos e valores acordados entre as partes.
• Consistência das baixas por recebimento e pagamento.
• Consistência do saldo atualizado com os documentos de crédito.

É possível observar que, no caso das contas a receber e a pagar, a questão documental é fundamental, não que nos demais casos não o sejam, mas por quê?

Os controles internos relacionados às contas a receber e a pagar possuem relação direta com a gestão do capital de giro. Crepaldi e Crepaldi (2019) destacam que o planejamento de auditoria deve contemplar os controles envolvendo os direitos e as obrigações das entidades, sendo que o confronto entre os saldos apresentados por estes controles deve refletir corretamente a situação financeira da entidade. As contas de clientes e fornecedores recebem inúmeras movimentações, tornando-as delicadas em relação aos problemas de consistência.

Outro problema que precisa ser considerado nestes controles diz respeito aos riscos. O pagamento de duplicatas comumente é utilizado em processo de fraudes financeiras, por exemplo, indicação de pagamentos duplicados de um mesmo título. Adulteração de valores também pode ocorrer nos títulos de crédito para justificar diferenças nas movimentações de caixa e bancos. Por este motivo, podemos considerar esta área como bastante sensível em termos de riscos.

Conceito e processos de conciliação do patrimônio líquido

O grupo do patrimônio líquido (PL) representa o capital próprio da entidade, desta forma, é de interesse dos seus sócios e acionistas principalmente.

A conciliação do patrimônio líquido compreende, basicamente, a checagem dos registros relacionados com o capital social, as reservas de capital e de lucros, as ações em tesouraria, os prejuízos acumulados e o resultado de reavaliações patrimoniais.

Geralmente, a conciliação das contas referentes ao PL é executada pelo confronto entre os documentos, como o Contrato ou Estatuto Social, as atas de assembleias, etc. Estes documentos determinam os valores e a distribuição do capital social entre os sócios e acionistas, além do tratamento dado aos resultados obtidos pelas organizações.

A conciliação do PL se torna mais importante quando a empresa passa a operar na bolsa de valores, pois, a partir deste momento, suas demonstrações financeiras estão sujeitas aos processos de auditorias independentes previamente à sua publicação.

Segundo a B3 (2016), uma oferta pública de capital pode impactar em vários aspectos que precisam ser considerados pela entidade que pretende fazê-lo:

• Emissão de relatórios financeiros.
• Emissão de relatórios financeiros.
• Governança.
• Controles internos.
• Conformidade (compliance).
• Recursos humanos.
• Estrutura societária.

Observa-se que o controle interno e a governança fazem parte das preocupações a serem consideradas no processo de abertura de capital, ou seja, amplia-se a necessidade de um processo conciliatório eficaz que garanta a transparência informacional.

O processo de conciliação do patrimônio líquido deve contemplar todas as contas nele classificadas, por exemplo, a conta de capital social.

Nesse sentido, observe o Quadro 3.16, o qual demonstra a conta Capital Social da empresa que apresentamos no exemplo anterior no momento da abertura do seu capital.

No processo de conciliação, portanto, verifica-se a adequação entre o controle de ações e as informações do contrato de emissão destas ações, além dos valores e das descrições observados nos registros contábeis.

Neste caso, o Papel de Trabalho apontará para a consistência dos valores apresentados no Balanço Patrimonial a título de Capital Social.

Um exemplo do Papel de Trabalho utilizado para conciliação é apresentado no Quadro 3.17, relativo à conta capital social conciliada.

As informações apresentadas nesta seção, assim como o exemplo anterior, evidenciam que o processo de execução da conciliação contábil confere legitimidade à contabilidade. Além disso, demonstra aos stakeholders a preocupação da entidade com a transparência, a governança, o compliance e todas as demais características de empresas e profissionais comprometidos com a qualidade informacional de resultados e de situações patrimoniais consistentes.

Faça valer a pena

Referências

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B3. Como abrir o capital? Manual desenvolvido pela BMFBOVESPA em parceria com a PricewaterhouseCoopers. Vem pra bolsa, 2016. Disponível em: https://bit.ly/31wZOhW. Acesso em: 25 jul. 2020.

CANNAVINA, V. C.; PARISI, C. Gestão Pública em Entidades Brasileiras: adequação dos Procedimentos de Controles Internos às Normas Coso/Intosai. Revista Universo Contábil, Blumenau, v. 11, n. 3, p. 6-26, 2015. Disponível em: https://bit.ly/3cDOJSI. Acesso em: 19 jul. 2020.

CREPALDI, S. A.; CREPALDI, G. S. Auditoria contábil: teoria e prática. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2019. Disponível em: https://bit.ly/3sF0WMq. Acesso em: 18 jul. 2020.

PLÁCIDO, L. D. G.; SANTOS, L. M.; MURTA, L. N. A tecnologia da informação é importante no controle financeiro da microempresa? Uma análise de múltiplos casos em Minas Gerais. Revista da Micro e Pequena Empresa, Campo Limpo, v. 9, n. 3, p. 51-64, 2015. Disponível em: https://bit.ly/3udIPNN. Acesso em: 19 jul. 2020.

PRICEWATERHOUSECOOPERS. COSO. Gerenciamento de Riscos Corporativos - Estrutura Integrada. Coso, 2007. Disponível em: https://bit.ly/3cDsQmv. Acesso em: 27 jul. 2020.

SOUZA, A. B.; BAUER, M. M.; COLETTI, L. A Importância da Governança Corporativa e do Controle Interno na Área Contábil. Gestão e Desenvolvimento, Novo Hamburgo, v. 17, n. 1, p. 148-174, 2020. Disponível em: https://bit.ly/3wdu2on. Acesso em: 19 jul. 2020.